Geplaatst op
Het vinden van de juiste ERP-software voor uw bedrijf is niet altijd eenvoudig. Er zijn talloze verschillende oplossingen op de markt, waarvan er vele gespecialiseerd zijn in bepaalde industrieën. Waarom dit het geval is en hoe u snel geschikte systemen voor uw bedrijf kunt vinden, willen we u hieronder in detail laten zien.
Ook kijken we naar de algemene functionaliteit van een ERP-software. Dit zal ons helpen om beter te begrijpen waarom er branchespecifieke oplossingen op de markt zijn en welk voordeel ze hebben ten opzichte van algemene ERP-systemen.
Wat is ERP-software? – Een definitie
De afkorting ERP beschrijft de ondernemende taak van enterprise resource planning. In de kern gaat het om het meest efficiënte gebruik van alle middelen waarop een bedrijf kan terugvallen. Potentiële zwakke punten en verspilling van middelen in de processtroom moeten worden blootgelegd en vervangen door slanke, geoptimaliseerde processen.
In deze context zijn resources allemaal operationele resources die een bedrijf kan gebruiken om zijn eigen bedrijfsprocessen te vervullen. Naast de te verwerken materialen omvat dit ook de mankracht van het personeel, installaties en machines, onroerend goed, het wagenpark of financiële middelen.
Al deze middelen moeten worden verdeeld over de bestaande processen, zodat er op geen enkel moment knelpunten in het aanbod zijn. Tegelijkertijd mogen er echter geen middelen worden verspild. Gezien de veelheid aan processen die dagelijks in een bedrijf plaatsvinden, is dit geen gemakkelijke taak.
Hoe ERP-software werkt
Hier komt ERP-software om de hoek komen te vallen. Dit brengt alle processen en procedures van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Alle actoren en afdelingen van uw eigen bedrijf hebben hier vervolgens toegang toe, wat zorgt voor een snellere informatiestroom en transparantere processen.
Bovendien kunnen processen nu over afdelingen heen worden ingericht, wat extra middelen bespaart en meer efficiëntie betekent. Hiervoor bestaat de ERP-software uit verschillende modules. Elke module omvat een reeks taken in het bedrijf en heeft tal van functies die de individuele processen op dit gebied ondersteunen en op sommige plaatsen zelfs volledig automatiseren.
Daarom is het belangrijk dat de ERP-software zoveel mogelijk processen van het bedrijf nauwkeurig in kaart brengt. Op sommige plaatsen is het mogelijk dat de processen van de software convergeren, maar op andere plaatsen zijn ze dat niet. Hier moet de software zichzelf vervalsen op de respectieve processen. Daarom is het zo belangrijk dat de gekozen ERP-software bij uw eigen bedrijf past.
Branchespecifieke ERP-software
Bouw software heeft bijvoorbeeld totaal andere eisen aan ERP-software dan een retailbedrijf. Modules zoals documentmanagement, personeelsmanagement of een voor finance worden in bijna elk bedrijf gebruikt.
Een productiemodule daarentegen is iets specialer. Hier wordt opnieuw een onderscheid gemaakt tussen bedrijven in discrete productie en bedrijven in procesproductie. Terwijl de eerste met onderdelenlijsten werken, moet procesproductie specifieke procedures en recepten in de ERP-software in kaart kunnen brengen.
Bij metaalbewerking komen bijvoorbeeld beide varianten voor. Daarom moet bij het kiezen van een branchespecifieke ERP-software opnieuw aandacht worden besteed aan de respectieve focus van het systeem. Maar hoe houd je al deze specificaties bij? Om dit te doen, is het elementair om precies te weten wat u zoekt.
Vind snel de juiste ERP software
Een as-is analyse aan het begin geeft informatie over waar precies de zwakke punten liggen in de huidige manier van werken en wat er verbeterd moet worden. Hieruit kunnen concrete doelen worden afgeleid die met de ERP-software moeten worden nagestreefd. Deze worden vastgelegd in een specificatieblad.
Het beschrijft ook alle andere randvoorwaarden voor het project, zoals het budget, het tijdsbestek, het aantal gebruikers, het gewenste licentiemodel, de hardwarevereisten en het scala aan functies. Alle gewenste functies worden vermeld en geprioriteerd. Er moet ook aandacht worden besteed aan de vraag of u interfaces nodig hebt met andere oplossingen die al in gebruik zijn.
Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld een oplossing voor materiaalbeheer of documentbeheer. Zijn ze compatibel met de gekozen ERP-software en kunnen de gegevens eenvoudig worden geïntegreerd? Of heeft u speciale interfaces nodig voor deze oplossingen die gegevensuitwisseling mogelijk maken?
Door al deze vragen te beantwoorden, verliest u de focus op de essentie tijdens het zoeken niet en begrijpt de potentiële provider beter wat voor u belangrijk is. Met de specificaties in de hand is het ERP-zoeken dan veel eenvoudiger. Vergelijkingsportalen op internet bieden u de mogelijkheid om veel ERP-systemen en providers direct met elkaar te vergelijken en te filteren op basis van hun criteria.
Dit brengt u snel naar een korte lijst van enkele systemen die aan al uw vereisten voldoen. Deze kunnen dan nader worden onderzocht. Hierbij zijn factoren als de gebruikersinterface, de scope van de dienstverlening en de ervaring van de provider of de schaalbaarheid en doorontwikkeling van de software bepalend.